Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

• Yrityksen nimi: Tmi Pia Evelina Pohjola
• Y-tunnus: 1937629-4
• Osoite: Lapinkaari 3 A 32, 33180 Tampere
• Sähköpostiosoite: piamusiikki@piamusiikki.fi
• Puhelinnumero: 044 3018084

2. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Rekisterin nimi: Musiikkiterapian asiakas- ja potilasrekisteri

Rekisteröidyt: Musiikkiterapiapalveluita käyttävät asiakkaat (potilaat), heidän huoltajansa/ yhdyshenkilönsä sekä yhteydenottolomakkeella yhteyttä ottaneet henkilöt

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

1. Lakisääteinen velvoite (GDPR 6 artikla 1 mom. c-kohta): Terveydenhuollon ammattihenkilönä rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvollisuus laatia ja säilyttää potilasasiakirjoja (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992).
2. Sopimus (GDPR 6 artikla 1 mom. b-kohta): Terapiasopimuksen täytäntöönpano ja siihen liittyvä yhteydenpito ja laskutus.
3. Erityisten tietoryhmien käsittelyperuste (GDPR 9 artikla 2 mom. h-kohta): Käsittely on tarpeen terveyden- tai sosiaalihuollon hoidon tai käsittelyn tarjoamiseksi terveydenhuollon ammattilaisen toimesta.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin kerätään ja käsitellään vain tarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

• Perustiedot: Nimi, henkilötunnus (lakisääteinen potilastietoja varten), osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
• Huoltajan/ yhdyshenkilön tiedot: Nimi ja yhteystiedot (jos asiakas on alaikäinen tai edunvalvonnassa).
• Musiikkiterapiaan liittyvät tiedot: Lähete, maksajasitoumus (esim. Kela, hyvinvointialue), terapiaistuntojen kirjaukset, hoito- ja kuntoutussuunnitelmat, terapiapalaute ja -lausunnot.
• Laskutustiedot: Laskutushistoria, pankkiyhteystiedot ja maksutiedot.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään, huoltajalta tai lailliselta edustajalta. Tietoja voidaan saada myös lähettävältä taholta (esim. Kela, sairaala, hyvinvointialue) asiakkaan tai hänen edustajansa suostumuksella.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan ulkopuolisille (kuten Kelalle tai hyvinvointialueelle) vain lakiin perustuen tai asiakkaan/ huoltajan nimenomaisella kirjallisella suostumuksella. Tietoja ei siirretä kansalliseen Potilastiedon arkistoon (Kanta-palvelu), eikä tietoja luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet (tietoturva)

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Terveydenhuollon tietoja koskee laaja lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

• Manuaalinen aineisto (Paperiset asiakirjat): Kaikki potilasasiakirjat, kirjanpitoaineistot ja muut henkilötietoja sisältävät paperitulosteet säilytetään fyysisesti lukitussa tilassa ja lukitussa kaapissa, johon on pääsy ainoastaan rekisterinpitäjällä.
• Digitaalinen aineisto: Mikäli asiakkaiden perustietoja tai yhteydenottoja käsitellään digitaalisesti (esim. sähköposti), laitteet on suojattu henkilökohtaisilla salasanoilla ja palomuureilla.

8. Henkilötietojen säilytysaika

• Potilastiedot: Säilytetään lain määräämän ajan lukitussa kaapissa. Pääsääntöisesti potilasasiakirjoja säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä (Asetus potilasasiakirjoista).
• Laskutus ja kirjanpitoaineisto: Säilytetään lukitussa kaapissa kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyy.
• Yhteydenottolomakkeiden tiedot: Poistetaan tai tuhotaan silppuamalla 1 vuoden kuluttua yhteydenotosta ellei asiakkuus ala.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä (tai alaikäisen huoltajalla) on oikeus:

• Tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot
• Vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista
• Vaatia tietojensa poistamista (Huom! Oikeus ei koske lakisääteisiä potilastietoja, joita on säilytettävä lukitussa kaapissa lain nojalla).
• Rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä siltä osin kun se perustuu muuhun kuin lakisääteiseen velvoitteeseen.
• Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi), jos kokee, että tietoja käsitellään lainvastaisesti.

Kaikki oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 1 mainittuun sähköpostiosoitteeseen tai postiosoitteeseen.

Takaisin etusivulle